小型審計部門必須注意的十大誤區.內部審計人員與很多商界人士一樣面對相同的問題:工作量大,但缺乏足夠的人力資源。這種情形在小型內部審計部門體現地尤其明顯,因此,小型審計部門必須對他們所面臨的問題有所了解,并更有效地利用資源來把事情做好。MIS培訓中心Joel Kramer,以前任內審總監的身份,就該議題分享了他的經驗,“這些錯誤我統統都犯過。”他說。
誤區一:效仿大型內審部門
“很多小型部門都試圖效仿大型部門的作法。”Kramer說,“他們所使用的作業手冊和表格過多、會議太過頻繁、審核程序過于苛刻、要撰寫的報告也過多。他們沒有意識到他們根本不需要這些繁瑣的東西。如果你的部門只是一個小部門,你真的需要像一個50人或100人規模的部門一樣,使用復雜的出勤統計系統嗎?顯然沒有這個必要。”
當然,基本原則是有效利用資源,想方設法為公司增加價值。Kramer表示,想要把小型部門打造成大型部門的職能,只會助長官僚作風,卻不能為此增加價值。他舉例,曾有一個小型審計部門,在出具審計報告前須對工作底稿進行三次審閱。“曾于會計師事務所任職的人員會把他們的會計思維也帶進內審部門。”他說,“因此可見一斑。”
他認為可以采取三大方法來以少作多(do more with less):提高流程的產能;更多使用以風險為基礎的方法,從而減少審計程序和針對非關鍵風險的審計工作;以及盡量使用技術輔助手段。
誤區二:人員聘用不當
Kramer指出,很多內部審計部門都對來自四大會計師事務所的人員趨之若鶩,但所聘請的人卻往往顯得不夠積極主動、過于以合規為導向,或經常擺出專家的姿態。“小部門絕不能請錯人。”Kramer說,“如果部門用的八位成員中有一位是非理想人選,那么你的部門便有12%的職能無法運作。”他提出兩項對策以降低不當招聘的機率。第一是由潛在的被審計部門人員復核最后入選的應征者。這些人可以為招聘流程帶來寶貴的觀點和意見。第二是由部門負責人與應征者會面,評估雙方是否適合一起搭檔工作。“如果讓負責人參與招聘流程,他們便會感到這事與自己有切身關系,并且能提供不同的視角。”Kramer說,“如果你是董事或經理,你很自然會傾向著眼于應征者的發展潛能。但負責人會關心,‘這人是否能與我一同作陣打拼呢?’兩方面同時兼顧是十分重要的。”
誤區三:審計時間過長
審計時間過長會消耗掉本應運用于其它方面的資源。Kramer認為,審計時間過長一般是由于未將重點放在關鍵風險上,導致至少有部分風險會被忽略。“我們通常會問,‘審計工作應持續多長時間為適當?’但我已學會這樣問:‘管理層對你的審計發現的反應效果如何?’審計的時間應該與管理層的反應效果相當。”Kramer說,“也許你不必在一次審計中審查整個收入周期。而可以分三次或四次較短時間來完成。審計時間越短,報告內容也越短,管理層便易閱讀、理解和吸收報告的內容。”
誤區四:在人才吸納方面缺乏創造力
小型審計部門在員工招聘方面一般很難與大公司競爭。其中一個折衷的方法是不聘請專職人員,而是采取外包的方式,并將外包服務商執行審計后所追回的部分資金作為其服務費用。這樣一來,公司無需增加人手,卻能追回某些財務收入。審計部門亦可以借用公司內的人員。另一絕佳的人才來源是最近因資產收購或退休而離職的人員。“有些人是退而不休,”Kramer說,“他們希望繼續發揮作用。總會有一些這樣的人能幫得上忙。”有些時候,使用某些專業公司提供的審計服務,所需的成本比使用公司內部的審計部門更低。“舉例說,有些公司擁有建筑或衍生工具審計方面的專業人員,能夠發揮所長,取得工作成效。”Kramer說。
誤區五:未能有效地進行內審宣傳
Kramer認為很多小型審計部門的缺失之一,是未能有效宣傳部門如何為公司增加價值。他建議審計部門出具一份兩至三頁的年度報告,列出部門在過去一年為公司帶來的效益。他亦建議使用內聯網、小冊子和公司通訊等來為部門進行介紹宣傳。宣傳可以以多種形式進行,例如為員工提供有用的建議。“例如,你可以提供一些攜帶筆記本電腦出差時應注意的事項。”Kramer說,“你也可以在審查若干支出項目時,讓他們知道你的原因和依據。”市場營銷資源可以有助提升報告質量,如有專業的平面設計部門協助當然更佳。出席必要的會議亦十分重要。“戰略性地參與會議,這能幫助你的部門有更佳的定位。”Kramer說,“要讓別人知道我們擁有人才;我們如何善用他們;使用什么工具;具備什么知識和經驗。要令公司內部踴躍使用審計部門的人員技能,這就是參與會議的目的。”
誤區六:未能建立有效的人際網絡
據Kramer稱,令他常常感到驚訝的是,小型內審部的成員與公司其它同事以及公司以外其它人士之間的交流和聯系都非常匱乏。事實上,無論是在公司內部還是在一些行業團體當中,都總會存在對內部審計師有所裨益的人。Kramer表示,在他擔任內審總監期間,他專門成立了一個公司內部小組。該小組成員包括了公司的助理財務總監以及國際市場部和國內制造部的同事。他們定期召開小組會議,就彼此當前的工作及相關情況進行交流和討論。
誤區七:重復別人已完成的工作
許多小型內審部門并沒有充分利用已有的資源,例如鑒證公司和人脈網絡。他們也常常錯誤地認為有些風險不會對小型內審部門構成影響,而事實恰恰相反。“人們樂于分享經驗。”Kramer說,“跟那些曾與你一起參加培訓的朋友聯系,看看有誰可以幫助你――做事一定要靈活。去年的問題并不一定就是今年的問題。”
誤區八:技術使用不當
Kramer表示,許多小型內審部門創制過多的表格和模板,流程圖過于復雜,限制使用互聯網,而且未使用戰略性的方式管理檢索軟件。“技術也有好有壞。”他說,“我聽說過許多技術運用反使效率下降的例子。我曾經問過ACL(審計指令語言)的管理人員,能夠充分利用這些軟件的客戶占多大比例,他們給我的回答是不到兩成。許多時候,人們使用IDEA(一種數據分析軟件)、ACL或其它軟件包的方法并不正確。人們習慣了使用現成的模板,這會扼殺他們的創造力”。
誤區九:不恰當的高管人員上報機制
另外一個常見的誤區是未能向高級管理層和審計委員會成員提供他們所需的信息。有時是報告的出具時間不對,有時則是報告內容過于繁冗,或者提供了錯誤的信息。“審計委員會需要內審部門提供指引。”Kramer說,“如果你想要追加資源,便應趕在審計委員會預算制訂前將你們部門的報告準備好,這樣他們才能了解內部審計可以提供的價值所在。”信息量過大也是一個問題。“許多報告都提供大量的信息,但缺乏實質性內容。”Kramer說,“鑒于當前金融服務業的環境,人們將開始認真對待這一問題。”因為人們都注意到,盡管金融機構已經遵守了《薩班斯法案》報告要求及其它法律法規,但此次金融危機然引發了眾多大型金融機構的倒閉浪潮,有的則需要政府出手相救,提供擔保或進行收購。
誤區十:認為一流的內審部必須達到一定的規模
Kramer強調說,是否能達到世界一流的水平與規模大小并沒有任何關系。只要能夠確定什么可以為公司增加價值,并相應采取適當的措施,就可以成為最出色的內審部門。“最重要的是具備優秀的人才、重點針對關鍵的風險,并制定切實可行的增值目標。”Kramer如此說,“過去五年以來,我們經歷過《薩班斯法案》、企業風險管理、重大的技術改革,以及法國興業銀行(SociétéGénérale)因欺詐交易而虧損數十億歐元的丑聞。如果內審部門能夠不斷精益求精,審時度勢地作出應對,他們便能為公司增加價值。關鍵不在于將某項工作的成效提升100%,而是將100項工作的成效提升1%。”
以上就是大通天成小編整理的關于“小型審計部門必須注意的十大誤區”相關信息,如果想了解更多相關資訊可點在線咨詢一對一咨詢服務。